第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《陕西广播电视大学档案管理实施细则》及相关法律法规，结合学院实际，制定本制度。

第二条本制度中所称的档案，是指学院从事招生、教学、科研、管理、培训、考试等活动直接形成的对学员、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条学院档案工作是学院重要的基础性工作，学院应当加强管理，将之纳入学院整体发展规划，实行集中统一管理。

第四条学院档案管理工作由院长负责，业务上由学校党政办公室主管，同时接受学校党委领导。

第五条 档案工作中，院长主要职责是：

(一)贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；

(三)建立健全与学院规模相适应的档案机构，落实档案管理人员职责、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费，实现档案管理现代化；

(四)研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 档案工作中，档案管理员工作职责是：

（一）统一管理学院的全宗档案；

（二）对学院日常形成的文件、材料、声像资料的收集、整理、立卷、归档工作；

（三）为档案的利用提供服务；

（四）档案的统计、保密和安全管理工作，按照学校要求定期向学校档案室移交永久性的档案。

第七条根据学院实际由项目开发科负责具体档案管理工作，设一名兼职档案管理人员，负责学院档案的收集、整理、管理和移交工作。

第八条档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。

第九条 档案的保管期限的确定和立卷归档原则按照学校档案管理部门的要求规范操作。 具体时间为：

（一）党群管理类应当在次年6月底前归档；

（二） 教学类应当在次年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

(四)基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十条 档案材料应当质地优良，书绘工整，声响清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档参照《陕西广播电视大学档案管理实施细则》中的具体要求执行。

第十一条 学院对其个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学院可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十二条 学院应加强档案统计工作，按照学校规定认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第十三条 未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第十四条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校的有关规定办理。

第十五条 加强档案的安全保护，健全防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案完整。纸质材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案，应分别保管。

第十六条 学院应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，应当按照国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定，及时处理。

第十七条有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第十八条 本制度自发布之日起执行。

二〇一二年五月三十日